El foliado de documentos es un proceso esencial para garantizar el orden y control de la documentación que se presenta ante instituciones estatales y, posteriormente, en el Archivo General de la Nación. Este procedimiento consiste en numerar de manera correlativa cada hoja (folio) que compone un documento o expediente, lo que facilita su gestión y posterior consulta.
Instrucciones para foliar correctamente un documento
- Numeración clara y visible: El número se escribe en la parte superior derecha de cada hoja. Debe ser perfectamente legible, sin tachaduras ni correcciones, y colocarse en un área en blanco para no interferir con el contenido del documento.
- Secuencia cronológica: La numeración debe seguir el mismo orden en que las hojas han sido organizadas cronológicamente. Puede empezar de adelante hacia atrás o de atrás hacia adelante, dependiendo de lo estipulado por la entidad que recibirá el expediente.
- Límites en la cantidad de folios: Generalmente, un expediente no debe superar los 200 folios, a menos que la institución establezca lo contrario. Si el número de hojas excede este límite, se deben crear tomos adicionales, manteniendo la numeración correlativa entre ellos. Es decir, si el primer tomo termina en el folio 200, el segundo empezará en el 201.
- Folios especiales: Las hojas que contienen documentos adheridos en formatos más pequeños que el tamaño A4 también deben ser numeradas. Es importante asegurar que estos documentos estén bien sujetos para evitar su extravío.
- Exclusiones del foliado: No se deben numerar las carátulas, hojas en blanco (sin información en ambas caras) ni documentos que ya estén empastados, paginados o foliados de fábrica.
Importancia del foliado en la gestión documental
El foliado no solo es un requisito formal, sino que también contribuye a la organización y conservación de los documentos. Al estar numeradas de manera secuencial, las hojas de un expediente pueden ser fácilmente ubicadas y referenciadas, lo que agiliza los procesos administrativos y legales. Además, facilita la auditoría y el seguimiento de la documentación a lo largo del tiempo.
Recomendaciones finales
- Revisar las normas específicas: Algunas instituciones pueden tener normativas particulares sobre cómo debe realizarse el foliado. Es recomendable consultar previamente las guías o manuales correspondientes.
- Evitar errores comunes: Asegúrese de que todos los documentos estén en el orden correcto antes de empezar a foliar y de no omitir ninguna hoja accidentalmente.
- Utilizar herramientas adecuadas: Se recomienda emplear numeradores manuales o digitales para asegurar una numeración precisa y uniforme.
Este proceso, aunque simple, es clave para mantener el orden y asegurar la integridad de la documentación presentada, evitando complicaciones futuras en su manejo y archivo.
Jorge Andres AmayaLicenciado en Economía y maestría en Administración, con amplio dominio de diversas herramientas digitales y prompts. |
