Su trabajo requiere que las distintas estrategias deben estar bien definidas antes de empezar y que se especifiquen sus planes de acción. Es por ello, para organizar el trabajo es recomendable crear una lista de tareas y objetivos:
1. Conocer a la audiencia. La audiencia es la base del trabajo, por otra parte tampoco hay que perder de vista los intereses de la marca, ¿cuál es la audiencia potencial? Ahí es donde se deben dirigir las acciones y dedicar más recursos.
2. Hacer planes de comunicación específicos para cada canal o red. Hay que identificar a la brevedad las particularidades de cada red social o canal a través del cual se está comunicando. No es lo mismo el tipo de texto que se pone en Twitter que el de Instagram o Facebook o el que se usa en un foro o comunidad. Para no perderse en el camino y mezclar estilos, y tener claro cómo actuar en cada canal, es importante establecer los planes de comunicación previamente.
3. Establecer las metas. En este punto es importante que se converse con cada departamento de la empresa para saber si tienen alguna preocupación concreta en su área e intentar encontrar una respuesta en las redes. Para llevar a cabo las búsquedas de datos es necesario que previamente se especifiquen los datos que se desean encontrar y se encuentre una unidad de medida para valorarlos. Por ejemplo:
• Número de seguidores.
• El número de clics a un enlace.
• La tasa de respuestas.
• El tiempo que se tarda en contestar.
• El número de menciones que se hace de la marca en Internet.
• El número de respuestas positivas vs las negativas.
• Tasa de engagement.
• Diferencias entre la competencia y nuestra marca.
Hay que establecer preguntas y respuestas, por ejemplo: ¿está funcionando en las redes la nueva campaña de promoción del producto X? Aquí debemos analizar los comentarios positivos y negativos, los Me gusta que obtiene o si incrementa el número de seguidores.
4. Elaborar un calendario de acciones. Esto parece algo obvio pero fácil caer en el error de confiar en la memoria y no anotar fechas importantes porque al tenerlas presentes cada día creemos que no hace falta. Sin embargo, es crucial que se anote cada acción que se va a llevar a cabo porque es difícil que se recuerden todas. Por ejemplo: Si un día hay un lanzamiento de un producto y el Community Manager no ha realizado ninguna acción al respecto eso es un fallo terrible. Hay que establecer con anticipación qué acciones se van a llevar a cabo y calendarizar los lanzamientos, eventos, etc.
5. Crear un sistema de medición en el tiempo. Se pueden usar tablas de Excel o programas especializados, ya que es vital llevar un control de los avances realizados semana a semana. De esta forma se podrá tener una visión clara de dónde se estaba y hacia dónde se va. Así se podrán monitorizar y tener controladas las acciones que funcionan y descartar las que no. Las métricas son de mucha ayuda para establecer nuevas rutas. Por ejemplo, si queremos saber si un call to action (llamada a la acción) está funcionando correctamente podemos establecer una tasa de conversión: por cada clic en el enlace del call to action se determina que se ha conseguido un lead (persona o compañía que ha demostrado interés en la oferta de la marca). Si el número de clics es muy bajo y no mejora con el tiempo, es posible que haya que cambiar el texto o copy del anuncio (el copy se compone de la idea conceptual, los mensajes que venden el producto y la redacción de todos los textos). Habría que ir probando hasta ver que el número de clics crezca exponencialmente.
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